Privacyverklaring Groomify Business
Hoe wij omgaan met gegevens van stallen, maneges en hun gebruikers conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Wie zijn wij?
Groomify is een dienst van Mudaflow (h.o.d.n. Groomify), een eenmanszaak gevestigd aan de Baerkenstraat 16, 6981 JJ Doesburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75076373 (SBI 62100 — ontwerpen van computerprogramma's). BTW-identificatienummer: NL225082603B02.
Groomify Business is ons online stalmanagementsysteem voor maneges, pensionstallen en paardenbedrijven ("de Dienst"). Vragen over privacy kunt u richten aan support@groomify.nl.
2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De AVG maakt onderscheid tussen een verwerkingsverantwoordelijke (degene die bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt) en een verwerker (degene die dit uitsluitend in opdracht doet):
- Bent u zakelijke klant van Groomify Business (staleigenaar of contactpersoon)? Dan is Mudaflow (Groomify) verwerkingsverantwoordelijke voor uw eigen account-, contact-, factuur- en abonnementsgegevens. Daarover gaat deze privacyverklaring.
- Bent u medewerker, externe specialist, ruiter, paardeneigenaar of relatie van een stal die Groomify Business gebruikt? Dan is die betreffende stal verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die over u en uw paarden in de Dienst worden bijgehouden (zoals naam, contactgegevens, roosters, taken, facturen, contracten, reserveringen en paardendossiers). Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de stal op basis van onze Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Voor verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering binnen het staldossier kunt u zich daarom wenden tot de betreffende stal; meldt u zich bij ons, dan verwijzen wij uw verzoek door naar de stal.
3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
3.1 Bezoekers van business.groomify.nl
Gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en bezochte pagina's (serverlogs).
Doel: het leveren en beveiligen van de website en het voorkomen van misbruik.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (een veilige en goed functionerende website).
Bewaartermijn: serverlogs worden maximaal 30 dagen bewaard.
3.2 Beta- en proefperiode-aanmeldingen
Gegevens: voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele toelichting over uw stal.
Doel: uw aanmelding voor de gratis proefperiode/beta verwerken, uw stalomgeving klaarzetten en contact met u opnemen voor begeleiding.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst c.q. precontractuele maatregelen op uw verzoek.
Bewaartermijn: maximaal 12 maanden na het laatste contact, of eerder op uw verzoek.
3.3 Zakelijke klanten van Groomify Business
Gegevens: naam en zakelijke contactgegevens, bedrijfs- en stalgegevens (KvK/BTW), inloggegevens (gehasht wachtwoord of Google/Apple-authenticatie-ID), abonnements- en betaalgegevens (via Mollie) en supportcorrespondentie.
Doel: het leveren van het all-in abonnement, facturatie, betalingen innen, support verlenen en het voeren van onze wettelijke administratie.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichtingen.
Bewaartermijn: factuur- en betaalgegevens 7 jaar na afloop van het boekjaar (wettelijke fiscale bewaarplicht); overige accountgegevens tot uiterlijk 12 maanden na beëindiging van het abonnement.
3.4 Gegevens die stallen en gekoppelde gebruikers in de Dienst invoeren
Gegevens: alle gegevens die de stal, haar medewerkers, externe specialisten en gekoppelde ruiters in de Dienst invoeren over ruiters, klanten, personeel, paarden, voeding, gezondheid, planning, facturen, contracten en prikbordberichten.
Doel: uitsluitend het leveren, onderhouden en beveiligen van het stalmanagementsysteem in opdracht van de stal.
Grondslag: verwerking als verwerker namens de stal (artikel 28 AVG). Wij gebruiken deze gegevens nooit voor eigen commerciële doeleinden.
Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst met de stal plus maximaal 12 maanden (zodat de stal gegevens kan exporteren of hervatten), tenzij de stal eerder om verwijdering verzoekt.
4. Met wie delen wij gegevens? (subverwerkers)
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Voor het technisch leveren van de Dienst maken wij gebruik van de volgende zorgvuldig geselecteerde dienstverleners:
| Partij | Verwerking | Locatie |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Hosting van het platform en database | Duitsland (EU) |
| Google LLC | Authenticatie (Google Sign-In / Firebase), pushnotificaties en geanonimiseerde websitestatistieken | EU / Verenigde Staten (EU-US Data Privacy Framework & SCC's) |
| Apple Inc. | Optionele authenticatie via Sign in with Apple | Ierland (EU) / Verenigde Staten (SCC's) |
| Mollie B.V. | Betaalverwerking van abonnementen (iDEAL, Bancontact, SEPA-incasso) | Nederland (EU) |
| Eigen mailrelay (Postfix) | Verzending van transactionele systeeme-mails | Duitsland (EU, eigen server) |
Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG. Waar verwerking buiten de EER plaatsvindt, is deze gedekt door het EU-US Data Privacy Framework en/of de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (SCC's).
5. Cookies, opslag en geanonimiseerde sectorstatistieken
Geanonimiseerde en geaggregeerde macro-data (Overweging 26 AVG): Groomify kan platformgegevens (zoals stalgeld-tarieven, regionale prijsverschillen, ras, voeding, medicijngebruik en blessurefrequentie) volledig en onomkeerbaar anonimiseren en op groepsniveau aggregeren tot niet-herleidbare statistische sectorinzichten. Omdat deze gegevens op geen enkele wijze herleidbaar zijn tot een individuele stal, persoon of specifiek paard, kwalificeren zij niet als persoonsgegevens onder de AVG. Groomify kan deze geanonimiseerde trendrapportages, marktanalyses, gezondheidsanalyses en API-koppelingen commercieel exploiteren en ter beschikking stellen aan zakelijke derden, zoals verzekeraars en voerfabrikanten.
In het B2B-dashboard gebruiken wij functionele opslag (zoals sessietokens en uw persoonlijke taal- en weergavevoorkeur in de browser) die strikt noodzakelijk is om u ingelogd te houden en het dashboard te laten werken. Op onze publieke informatiepagina's gebruiken wij Google Analytics en Google Ads-conversiemeting om op geaggregeerd niveau te meten hoe onze website wordt bezocht en of bezoeken leiden tot een aanmelding. IP-adressen worden hierbij geanonimiseerd en wij verkopen nooit bezoekersgegevens aan derden.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen: versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS), sterk gehashte wachtwoorden (bcrypt), strikte scheiding van stalomgevingen (multi-tenant isolatie en rolgebaseerde rechten), hosting op Europese servers in Duitsland en dagelijkse versleutelde back-ups (maximaal 90 dagen bewaard). Een volledig overzicht staat in Bijlage 2 van onze Verwerkersovereenkomst.
7. Uw rechten onder de AVG
U heeft het recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit) en het recht om bezwaar te maken. U kunt hiervoor contact opnemen via support@groomify.nl.
Betreft uw verzoek persoonsgegevens die door een stal in Groomify Business zijn ingevoerd, dan ondersteunen wij de betreffende stal bij de afhandeling van uw verzoek.
Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving daarom vraagt. De meest actuele versie is altijd te vinden op business.groomify.nl/privacy.html. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij zakelijke klanten actief per e-mail.