Privacyverklaring Groomify Business

1. Wie zijn wij?

Groomify is een dienst van Mudaflow (h.o.d.n. Groomify), een eenmanszaak gevestigd aan de Baerkenstraat 16, 6981 JJ Doesburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75076373 (SBI 62100 — ontwerpen van computerprogramma's). BTW-nummer: [BTW-nummer volgt].

Groomify Business is ons online stalmanagementsysteem voor maneges, stallen en paardenbedrijven ("de Dienst"). Vragen over privacy: support@groomify.nl.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens? (belangrijk!)

De AVG maakt onderscheid tussen een verwerkingsverantwoordelijke (degene die beslist wáárom en hóe gegevens worden verwerkt) en een verwerker (degene die dit in opdracht doet):

• Bent u klant van Groomify Business (staleigenaar of contactpersoon)? Dan is Mudaflow (Groomify) verwerkingsverantwoordelijke voor uw account-, contact-, factuur- en betaalgegevens. Daarover gaat deze verklaring.
• Bent u medewerker, ruiter, eigenaar of relatie van een stal die Groomify Business gebruikt? Dan is die stal verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die over u in de Dienst staan (uw naam, contactgegevens, taken, facturen, reserveringen, paarden). Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van die stal, op basis van een verwerkersovereenkomst. Voor inzage-, correctie- of verwijderverzoeken kunt u zich daarom het beste tot de stal wenden. Wij verwijzen u door als u zich bij ons meldt. Meer informatie in onze verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

3.1 Bezoekers van business.groomify.nl

Gegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's (serverlogs).

Doel: de website laten werken en beveiligen tegen misbruik.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (veilige, werkende website).

Bewaring: serverlogs maximaal 30 dagen.

3.2 Beta-aanmeldingen en belangstellenden

Gegevens: voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en de inhoud van uw bericht.

Doel: uw aanmelding voor de gratis beta behandelen en contact met u opnemen zodra de beta van start gaat.

Grondslag: uitvoering van uw verzoek; voor telefonisch of per e-mail benaderen na afhandeling geldt de uitzondering voor bestaande klantrelaties (Telecommunicatiewet) of uw toestemming.

Bewaring: 12 maanden na uw laatste contact, of eerder op uw verzoek.

3.3 Klanten van Groomify Business

Gegevens: naam en zakelijke contactgegevens van de contactpersoon, bedrijfsgegevens, factuur- en betaalgegevens (waaronder transactiegegevens van Mollie) en correspondentie over de overeenkomst en support.

Doel: de overeenkomst uitvoeren, factureren, betalingen innen, support verlenen en onze administratie voeren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichtingen.

Bewaring: 7 jaar na afloop van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht); overige gegevens verwijderen wij eerder.

3.4 Gegevens die stallen in de Dienst invoeren

Gegevens: alles wat de stal invoert over ruiters, klanten, personeel, paarden, planning, facturen, contracten en communicatie (waaronder namen, contactgegevens, IBAN's en documenten).

Doel: uitsluitend het leveren, onderhouden en beveiligen van de Dienst aan de stal.

Grondslag: verwerking in opdracht van de stal als verwerkingsverantwoordelijke (verwerkersovereenkomst, art. 28 AVG). Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen doeleinden.

Bewaring: zolang de overeenkomst met de stal duurt, en daarna 12 maanden (zodat de stal kan terugkomen), tenzij de stal eerder om verwijdering vraagt. Daarna wissen wij de gegevens.

3.5 AI-functies (stal-inzichten)

Gegevens: geaggregeerde en contextuele stalgegevens (bezetting, omzet, activiteit, taken) die nodig zijn om analyses zoals churn-risico, anomalieën en bezettingsadvies te genereren.

Doel: proactief advies aan de staleigenaar over de eigen stal.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (onderdeel van de Dienst). Verwerking van de door stallen ingevoerde gegevens voor AI vindt plaats in opdracht van de stal.

Verwerker: Google Gemini (Google LLC, Verenigde Staten — met passende waarborgen, waaronder de Google Data Processing Addendum en SCC's).

Let op: wij adviseren stallen geen bijzondere persoonsgegevens (bijv. gezondheidsgegevens van personen) in AI-velden te delen. AI-adviezen zijn ondersteunend en nooit medisch of veterinair advies.

4. Met wie delen wij gegevens? (subverwerkers)

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen uitsluitend dienstverleners in die gegevens namens ons verwerken:

Alle subverwerkers hebben een verwerkingsovereenkomst of bieden gelijkwaardige AVG-waarborgen. Voor doorgifte naar de Verenigde Staten gelden de EU-standaardcontractbepalingen (SCC's).

5. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om de Dienst te laten werken (bijvoorbeeld om u ingelogd te houden) en Google Sign-In voor authenticatie. Wij gebruiken geen analyse- of marketingcookies. Mocht dat in de toekomst veranderen, dan vragen wij vooraf uw toestemming via een cookiemelding.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), gehashte wachtwoorden, beperkte toegangsrechten (uitsluitend waar nodig voor de dienstverlening), hosting binnen de EU en versleutelde back-ups die maximaal 90 dagen worden bewaard. Meer details staan in Bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst.

7. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. U kunt deze rechten uitoefenen via support@groomify.nl.

Betreft uw verzoek gegevens die een stal over u heeft ingevoerd, dan behandelen wij het verzoek samen met die stal.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij materiële wijzigingen informeren wij klanten actief.