Verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG)

Partijen

1. Verwerker: Mudaflow, handelend onder de naam Groomify, gevestigd aan de Baerkenstraat 16, 6981 JJ Doesburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75076373, BTW-nummer NL225082603B02 (hierna: "Groomify").

2. Verwerkingsverantwoordelijke: de stal, manege of onderneming die met Groomify een overeenkomst heeft gesloten voor het gebruik van Groomify Business (hierna: "Klant").

Hierna gezamenlijk te noemen: "Partijen".

Artikel 1. Definities

De begrippen persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene, inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) en subverwerker hebben de betekenis die daaraan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, "AVG") wordt toegekend.

Artikel 2. Onderwerp, aard, doel en duur van de verwerking

2.1 Groomify verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren, onderhouden, ondersteunen en beveiligen van de Dienst aan Klant.

2.2 De aard van de verwerking omvat het digitaal opslaan, ontsluiten, wijzigen, synchroniseren tussen stal-dashboard en ruiters-app, exporteren en verwijderen van persoonsgegevens binnen de beveiligde stalomgeving van Klant.

2.3 Het onderwerp van de verwerking, de categorieën betrokkenen en de soorten persoonsgegevens zijn nader gespecificeerd in Bijlage 1.

2.4 Deze Verwerkersovereenkomst geldt voor de volledige looptijd van de overeenkomst tussen Partijen (inclusief eventuele proefperiode) en eindigt eerst nadat Groomify alle persoonsgegevens conform artikel 9 heeft gewist.

Artikel 3. Verwerking uitsluitend op instructie

3.1 Groomify verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke of gedocumenteerde instructies van Klant. Deze overeenkomst en de opdrachten die Klant en zijn Gebruikers via de Dienst geven, vormen deze instructies.

3.2 Groomify gebruikt de persoonsgegevens nooit voor eigen doeleinden (zoals eigen marketing of verkoop aan derden) en verstrekt deze niet aan derden, tenzij dit plaatsvindt via een goedgekeurde subverwerker (artikel 6) of op grond van een dwingendrechtelijke wettelijke verplichting.

3.3 Klant staat ervoor in dat voor de verwerking van de ingevoerde persoonsgegevens een rechtsgeldige grondslag onder de AVG bestaat.

Artikel 4. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

Groomify waarborgt dat eenieder die onder haar gezag handelt en toegang heeft tot de persoonsgegevens gebonden is aan een strikte geheimhoudingsplicht. Toegang tot gegevens in de omgeving van Klant vindt uitsluitend plaats voor geautomatiseerde dienstverlening, technisch onderhoud of wanneer Klant expliciet om ondersteuning verzoekt.

Artikel 5. Technische en organisatorische beveiliging

5.1 Groomify treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Deze maatregelen zijn vastgelegd in Bijlage 2.

5.2 Groomify evalueert en actualiseert haar beveiligingsmaatregelen doorlopend; aanpassingen leiden nooit tot een verlaging van het beschermingsniveau.

5.3 Klant is zelf verantwoordelijk voor het beheer van rollen en rechten van zijn eigen teamleden en voor het geheimhouden van inloggegevens.

Artikel 6. Inschakeling van subverwerkers

6.1 Klant verleent Groomify bij dezen algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van de in Bijlage 3 vermelde subverwerkers.

6.2 Indien Groomify voornemens is een nieuwe subverwerker toe te voegen of te vervangen, stelt zij Klant daarvan ten minste 14 dagen vooraf op de hoogte. Klant kan binnen deze termijn gemotiveerd bezwaar maken op grond van zwaarwegende privacybezwaren.

6.3 Groomify legt aan iedere ingeschakelde subverwerker contractueel minimaal dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.

Artikel 7. Meldplicht datalekken

7.1 Indien zich bij Groomify of een van haar subverwerkers een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) voordoet die betrekking heeft op Klantgegevens, meldt Groomify dit zonder onredelijke vertraging — en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking — per e-mail aan Klant.

7.2 Groomify voorziet Klant van alle relevante informatie over de aard van de inbreuk, de getroffen gegevens en de genomen herstelmaatregelen, zodat Klant aan een eventuele meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen kan voldoen.

Artikel 8. Rechten van betrokkenen

Groomify stelt Klant via de standaard export- en beheerfuncties van de Dienst (en waar nodig via support) in staat om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen tot inzage, rectificatie, wissing of gegevensoverdraagbaarheid. Indien een betrokkene zich rechtstreeks tot Groomify wendt over gegevens in het dossier van Klant, stuurt Groomify het verzoek door naar Klant.

Artikel 9. Teruggave en verwijdering bij einde overeenkomst

9.1 Na beëindiging van de overeenkomst bewaart Groomify de Klantgegevens gedurende maximaal 12 maanden in gepauzeerde staat zodat Klant desgewenst gegevens kan exporteren of het abonnement kan hervatten. Op eerste schriftelijk verzoek van Klant verwijdert Groomify alle Klantgegevens direct en onherroepelijk.

9.2 Na het verstrijken van deze termijn (of direct na een verwijderverzoek van Klant) wist Groomify alle persoonsgegevens definitief uit haar productiesystemen, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.

Artikel 10. Audit en controle

Groomify stelt aan Klant op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de verplichtingen uit artikel 28 AVG aan te tonen. Klant heeft het recht om maximaal eenmaal per jaar, op eigen kosten en na voorafgaande aankondiging van ten minste 30 dagen, een controle te laten uitvoeren door een onafhankelijke gecertificeerde auditor.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheidsregeling in artikel 10 van de Algemene Voorwaarden van Groomify Business is onverkort van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst.